Aufzeichnungspflicht (§ 22 FinVermV)

Aufzeichnungspflichten nach § 22 FinVermV

Aufzeichnungspflichten für Finanzanlagenvermittler nach § 22 FinVermV

§ 22 FinVermV regelt allgemeine Dokumentationspflichten für Finanzanlagenvermittler – nicht die Telefon-/E-Kommunikationsaufzeichnung (die steht in § 18a). 

Was ist nach § 22 zu dokumentieren?

Ab Annahme des Auftrags sind Aufzeichnungen unverzüglich und in deutscher Sprache zu führen und Unterlagen übersichtlich zu sammeln. Mindestens festzuhalten sind u. a.:
  • Identität des Anlegers (Name/Firma, Anschrift),
  • ggf. Vereinbarungen mit dem Anleger bei regelmäßigen Eignungsbeurteilungen (mit Verweis auf Art. 58 DelVO (EU) 2017/565),
  • Nachweise über Status-, Risiko-/Kosten-Infos, Interessenkonflikt-Management, eingeholte Anlegerangaben und Empfehlung geeigneter Finanzanlagen,
  • Geeignetheitserklärung samt Aushändigung,
  • jährliche Anzahl der Beratungen sowie wie oft Zuwendungen i. S. v. § 34h Abs. 3 GewO angenommen/gewährt wurden.
 

Telefon & elektronische Kommunikation: eigener Paragraf (§ 18a)

Die Aufzeichnung von Telefonaten/elektronischer Kommunikation zur Beratung/Vermittlung ist pflichtig (§ 18a). Anleger und Beschäftigte sind vorab zu informieren; widerspricht der Anleger oder wurde er nicht informiert, darf keine telefonische/elektronische Beratung/Vermittlung erfolgen. Bei persönlichen Gesprächen ist stattdessen auf einem dauerhaften Datenträger zu dokumentieren.

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Alle Unterlagen nach § 22 sind 10 Jahre aufzubewahren – zugänglich von den Geschäftsräumen aus. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang zum jeweiligen Auftrag angefallen ist. Nach Fristablauf sind die Aufzeichnungen zu löschen/vernichten. Details zu den gewerberechtlichen Aufbewahrungspflichten werden in unserer Anleitung zu § 23 FinVermV erläutert.

Sanktionen bei Verstößen

Versäumnisse (z. B. fehlende/verspätete Aufzeichnungen, fehlende Information nach § 18a) sind bußgeldbewehrt (§ 26 FinVermV).

Datenschutz-Hinweis (Praxis)

Die Verarbeitung stützt sich regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht). Ein aktives Einverständnis ist für § 18a nicht erforderlich; maßgeblich ist die Vorab-Information und das Widerspruchsrecht mit der Folge, dass dann nur nicht-telefonische Beratung zulässig ist.

Häufig gestellte Fragen zu den gewerberechtlichen Aufzeichnungspflichten nach § 22 FinVermV

ℹ️ Klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort zu öffnen:

➕ Was muss nach § 22 FinVermV dokumentiert werden?

Zu dokumentieren sind u. a. Identität des Anlegers (Name/Firma, Anschrift), Anlegerangaben zu Kenntnissen, Erfahrungen, Anlagezielen und finanziellen Verhältnissen, NachweiseInteressenkonflikte und deren Handhabung, die Geeignetheitserklärung sowie Vereinbarungen bei regelmäßigen Eignungsbeurteilungen. Jetzt Dokumentations-Check starten.

➕ Ab wann und wie sind die Aufzeichnungen zu führen?

Die Aufzeichnungen sind unverzüglich ab Annahme des Auftrags und in deutscher Sprache zu führen. Alle Unterlagen müssen geordnet, vollständig und nachvollziehbar sein. Prozessberatung anfordern.

➕ Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang zum Auftrag angefallen ist. Fristen-Reminder sichern.

➕ In welcher Form müssen die Aufzeichnungen erfolgen?

Die Dokumentation muss auf einem dauerhaften Datenträger erfolgen (z. B. elektronisch oder Papier, sofern unveränderbar abgelegt). Sie muss jederzeit von den Geschäftsräumen aus zugänglich sein, inkl. geordnetem Ablagesystem, Backup- und Berechtigungskonzept. Technische Umsetzung prüfen lassen.

➕ Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen § 22 FinVermV?

Verstöße gegen die Dokumentationspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26 FinVermV). Häufige Beanstandungen sind unvollständige Unterlagen, fehlende Geeignetheitserklärungen oder keine geordnete Aufbewahrung. Dies kann Bußgelder nach sich ziehen und die Zuverlässigkeit infrage stellen. Compliance-Check buchen.

Die Prüfung der gewerberechtlichen Aufzeichnungspflichten:

Für Finanzanlagenvermittler können in der Regel die folgenden Prüfungshandlungen durch uns vorgenommen werden:
● Befragung des Gewerbetreibenden
● Einsichtnahme in geeignete Aufzeichnungen (z.B. die Kundenkartei oder Kundendatei) um nachzuvollziehen, ob diese die erforderlichen Informationen pro Anleger enthalten.

Der Wortlaut de § 22 FinVermV:

(1) Der Gewerbetreibende hat von der Annahme des Auftrags an nach Maßgabe der Absätze 2 und 3 Aufzeichnungen zu machen sowie Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache vorzunehmen. (2) Aus den Aufzeichnungen und Unterlagen müssen ersichtlich sein 1. der Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Anlegers, 1a. sofern der Gewerbetreibende regelmäßige Eignungsbeurteilungen vornimmt, die Vereinbarungen mit dem Anleger, die die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien sowie die sonstigen Bedingungen festlegen, zu denen der Gewerbetreibende Anlagevermittlung oder Anlageberatung für den Anleger erbringt. Hinsichtlich der Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht ist Artikel 58 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 der Kommission entsprechend anzuwenden, 1b. der Nachweis, dass die in § 11a Absatz 1 genannten Maßnahmen zur Erkennung und Vermeidung von Interessenkonflikten getroffen wurden, 1c. der Nachweis, dass die in § 11a Absatz 2 genannte Mitteilung über Interessenkonflikte rechtzeitig und vollständig erfolgt ist, 1d. der Nachweis, dass durch die Vergütung oder Bewertung keine Anreize im Sinne des § 11a Absatz 3 geschaffen wurden, 2. der Nachweis, dass die in den §§ 12 oder 12a und den §§ 13, 15 und 17 oder § 17a Satz 1 genannten Angaben rechtzeitig und vollständig mitgeteilt wurden, 3. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 1 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt wurden und über geeignete Finanzanlagen beraten wurde, 4. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 2 Satz 1 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt und die in Satz 3 und 4 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig mitgeteilt wurden, 4a. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 3a genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt wurden, 5. der Nachweis über die Auskehr von Zuwendungen nach § 17a Absatz 2, 6. der Nachweis über die Geeignetheitserklärung nach § 18 und ihre Aushändigung an den Anleger sowie 7. die Gesamtzahl der in einem Kalenderjahr durchgeführten Anlageberatungen und die Anzahl der Anlageberatungen, in deren Zusammenhang der Gewerbetreibende nach § 34h Absatz 3 Satz 2 und 3 der Gewerbeordnung Zuwendungen von Dritten angenommen oder an Dritte gewährt hat. (3) Sonstige Vorschriften über Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten des Gewerbetreibenden bleiben unberührt.