Die gewerberechtlichen Aufbewahrungspflichten der gewerberechtlichen Buchführungsunterlagen nach § 23 FinVermV
§ 23 FinVermV regelt die Aufbewahrungspflichten für Finanzanlagenvermittler und Honorar-Finanzanlagenberater, insbesondere welche Unterlagen in nachvollziehbarer, prüfbarer Form vorzuhalten sind. Ziel ist die Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation von Beratung und Vermittlung, damit behördliche Kontrollen und jährliche Prüfungen verlässlich durchgeführt werden können.
Die Aufbewahrungsfrist
Nach § 23 FinVermV sind Finanzanlagenvermittler verpflichtet, die folgenden Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege 10 Jahre aufzubewahren:
- Die zum Zwecke der Beweissicherung aufgezeichneten Inhalte von Telefongesprächen und sonstiger elektronischer Kommunikation, sobald sie sich auf die Vermittlung von oder die Beratung zu Finanzanlagen im Sinne des § 34f Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung beziehen.
- Die im Rahmen eines persönlichen Gesprächs erteilten Aufträge des Anlegers, die der Gewerbetreibende mittels eines dauerhaften Datenträgers dokumentiert hat. Zu diesem Zweck dürfen auch Protokolle und Vermerke in Textform über den Inhalt des persönlichen Gesprächs angefertigt werden.
- Die der gewerberechtlichen Aufzeichnungspflicht nach § 22 FinVermV unterliegenden Unterlagen und Dokumente. Details zu den Anforderungen werden in unserer Anleitung zu § 22 FinVermV dargestellt.
Häufig gestellte Fragen zu den gewerberechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 23 FinVermV
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Was ist nach § 23 FinVermV aufzubewahren?
Aufzubewahren sind die Aufzeichnungen nach § 18a FinVermV sowie die in § 22 FinVermV genannten Unterlagen (insb. Beratungs- und Dokumentationsunterlagen zum jeweiligen Auftrag). Die Aufbewahrung hat auf einem dauerhaften Datenträger zu erfolgen und so, dass die Unterlagen von den Geschäftsräumen aus jederzeit zugänglich sind. Jetzt Aufbewahrungskonzept prüfen lassen.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist – und ab wann läuft sie?
Die Frist beträgt zehn Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Fristen-Check anfordern.
In welcher Form und wo müssen die Unterlagen bereitgehalten werden?
Die Unterlagen sind auf einem dauerhaften Datenträger (z. B. elektronisch/Papier mit unveränderbarer Ablage) vorzuhalten. Sie müssen jederzeit von den Geschäftsräumen aus zugänglich sein, d. h. ein geordnetes Auffinden und Auslesen ist ohne Verzögerung sicherzustellen (inkl. Backup- und Berechtigungskonzept). Technische Umsetzung mit uns abstimmen.
Was ist nach Ablauf der Frist bzw. im Zusammenspiel mit Datenschutz zu beachten?
Nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist sind Aufzeichnungen/Unterlagen ordnungsgemäß zu löschen bzw. zu vernichten und die Löschung zu dokumentieren. Prüfen Sie daneben ggf. weitere gesetzliche Fristen (z. B. handels- oder steuerrechtlich), die unabhängig gelten können. Lösch- & Archivkonzept erstellen lassen.
Welche typischen Prüfungsnachweise erwartet der Prüfer – und was sind häufige Fehler?
Erwartet werden u. a. ein Verzeichnis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, der Nachweis des dauerhaften Datenträgers, Zugriff aus den Geschäftsräumen, Backup-/Berechtigungskonzept sowie Lösch-/Vernichtungsprotokolle nach Fristablauf. Häufige Fehler sind unvollständige Ablagen, fehlender Nachweis der jederzeitigen Zugänglichkeit oder nicht dokumentierte Löschungen. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Prüfungsvorbereitung & Unterlagen-Check buchen.
Die Prüfung der gewerberechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 23 FinVermV:
Für Finanzanlagenvermittler können in der Regel die folgenden Prüfungshandlungen durch uns vorgenommen werden:
Durch Einsichtnahme in die aufbewahrten Aufzeichnungen und Unterlagen hat der Prüfer nachzuvollziehen, ob der Gewerbetreibende
● die nach § 22 Abs. 1 und 2 FinVermV erforderlichen Aufzeichnungen und Unterlagen auf einem dauerhaften Datenträger in seinen Geschäftsräumen aufbewahrt,
● über eine angemessene Dokumentation der Vorkehrungen verfügt, die sicherstellen sollen, dass alle nach § 22 Abs. 1 und 2 FinVermV erforderlichen Aufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nach Maßgabe des § 23 Satz 2 FinVermV für fünf Jahre aufbewahrt werden.
Der Wortlaut des §23 FinVermV:
Die Aufzeichnungen nach § 18a Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 sowie die in § 22 genannten Unterlagen sind zehn Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und so aufzubewahren, dass sie von den Geschäftsräumen aus jederzeit zugänglich sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.